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PROCEDIMIENTO 
CAMBIOS AL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 
Proceso: DE – Direccionamiento Estratégico Código:  PDE-01 Versión:  01 
 
 
Aprobado 15 de mayo de 2013  COPIA CONTROLADA 
 
La copia o impresión de este documento, le da el carácter de “No Controlado” y el SGC no se hace responsable por su consulta o uso. 
La versión actualizada y controlada de este documento, se consulta a través de la página web en el espacio dedicado al SGC. 
 
 
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1. OBJETIVO 
Establecer las directrices para la realización de cambios de impacto que puedan afectar  al Sistema 
de Gestión de Calidad y así mantener su integridad, considerando el punto 5.4.2 de las Normas 
NTC ISO 9001:2008 y NTC GP 1000:2009.  
  
2. ALCANCE:  
Este procedimiento aplica para todo los procesos del SGC de la CONTRALORIA DEPARTAMENTAL 
DEL TOLIMA. 
 
3. DESARROLLO 
3.1. Definiciones: 
Para este instructivo aplican: 
Alta dirección: persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una 
organización (3.2.7   - NTC ISO 9000:2005 y 3.5 NTC GP 1000:2009) 
Gestión: actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar una entidad (3.2.6   - 
NTC ISO 9000:2005 y 3.31 NTC GP 1000:2009) 
Planificación de la Calidad: Parte de la gestión de la calidad enfocada al establecimiento de los 
objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos operativos necesarios y de los recursos 
relacionados, para cumplir los objetivos de la calidad. (3.40 NTC GP 1000:2009 y 3.2.9   - NTC ISO 
9000:2005) 
La norma NTC GP 1000:2009  presenta la siguiente nota:  
 El establecimiento de los planes de la calidad puede ser parte de la planificación de la calidad. 
Gestión De La Calidad: actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización (3.3.1) en 
lo relativo a la calidad, (3.2.8   - NTC ISO 9000:2005). 
Calidad: grado en el que un conjunto de características (3.5.1) inherentes cumple con los 
requisitos, (3.1.1   - NTC ISO 9000:2005 y 3.9 NTC GP 1000:2009) 
La norma NTC GP 1000:2009  presenta la siguiente nota:  
 El término "calidad" puede utilizarse acompañado de adjetivos tales como pobre, buena o excelente. 
 "Inherente", en contraposición a "asignado", significa que existe en algo especialmente, como una 
característica permanente. 
Aseguramiento de la calidad: parte de la gestión de la calidad (3.2.8) orientada a proporcionar 
confianza en que se cumplirán los requisitos de la calidad, (3.2.11   - NTC ISO 9000:2005). 
Mejora continua: actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos, 
(3.2.13 - NTC ISO 9000:2005) y Acción permanente realizada, con el fin de aumentar la capacidad 
para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño (3.36 NTC GP 1000:2009) 
Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados 
planificados, (3.2.14  - NTC ISO 9000:2005 y 3.23 NTC GP 1000:2009)). 
La norma NTC GP 1000:2009  presenta la siguiente nota:  
 La medición de la eficacia se denomina en la Ley 872 de 2003 como una medición de 
resultado. 
Eficiencia: relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados, (3.2.15  - NTC ISO 
9000:2005 y 3.24 NTC GP 1000:2009). 
 
PROCEDIMIENTO 
CAMBIOS AL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 
Proceso: DE – Direccionamiento Estratégico Código:  PDE-01 Versión:  01 
 
 
Aprobado 15 de mayo de 2013  COPIA CONTROLADA 
 
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Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como 
en el manejo de los recursos utilizados y disponibles (3.22 NTC GP 1000:2009)..  
La norma tiene la siguiente nota: 
 La medición de la efectividad se denomina en la Ley 872 de 2003 como una medición del impacto. 
 
3.2. Sobre los cambios 
Identificar  cambios que afecten al SGC, es vislumbrar y registrar aquellos aspectos o variables que 
en un plazo no mayor a una vigencia del SGC (un año) por su ejecución o realización, puedan 
variar o afectar el cumplimiento de los requisitos  definido para el SGC en la organización,  con el 
objetivo de minimizar su impacto.  
Los factores y o variables que lo generan son: 
 
 Internas: que surgen del análisis del comportamiento organizacional y se presentan como alternativas de 
solución; como  adecuaciones a los procesos, adecuaciones a actividades internas, ingreso o rotación de 
personal.  
 Externas: que provienen por los cambios del entorno de la organización y conllevan la necesidad de cambios 
a su interior, tales como: el estado con su normatividad a nivel nacional departamental o municipal,  
actualizaciones de la norma NTC ISO 9001 en su versión vigente, cambios tecnológicos, sociales y 
económicos. 
 
3.3. Responsabilidad 
La alta Dirección, es quien identifica y planea los cambios de la organización y comunica a la 
Dirección de calidad, para la elaboración de los planes necesarios para la mitigación del impacto o 
eliminación total del efecto negativo sobre el SGC, para asegurar el cumplimiento de los requisitos 
del sistema. 
 
4. DESCRIPCION DEL INSTRUCTIVO. 
Los cambios en el Sistema de Gestión de Calidad son el resultado de la planificación de la calidad, 
así: 
 
Actividad Responsable 
Documento 
o 
Registro 
1  IDENTIFICACIÓN DEL CAMBIO.  Identificar los Cambios del 
Sistema de Gestión de la Calidad, de gran incidencia, por 
ejemplo: 
 Cambios en el Direccionamiento estratégico (filosofía, 
estructura). 
 Cambios de Infraestructura. 
 Cambios de Tecnología. 
 Cambios en Procesos. 
 Cambios en las necesidades del cliente. 
 Cambios en el marco legal 
Direccionamiento 
Estratégico – 
Representante de 
la Dirección  
SGC. 
 
RGG-02 
Planificación 
de Cambios 
S.G.C 
2  SOLICITUD DEL CAMBIO. Luego de identificado el cambio 
se debe hacer la Planificación de cambio la cual debe 
incluir: 
 Descripción del Cambio: Describir el cambio a efectuar 
 
PROCEDIMIENTO 
CAMBIOS AL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 
Proceso: DE – Direccionamiento Estratégico Código:  PDE-01 Versión:  01 
 
 
Aprobado 15 de mayo de 2013  COPIA CONTROLADA 
 
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Actividad Responsable 
Documento 
o 
Registro 
que realiza la organización, especificando si son 
factores internos o externos 
 Impacto en el SGC: describir cómo lo afecta 
 Actividad a implementar. 
3  IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO. Se determinan los 
responsables de coordinar la ejecución del mismo. Se 
realiza la implementación del cambio llevada a cabo por los 
responsables asignados. 
Se evalúa la implementación del mismo y los beneficios 
obtenidos y se registra el seguimiento. 
4  
REPORTE. El cambio a realizar se reporta en el formato de 
Toma de Acciones correctivas, preventivas y de mejora  
RMC-12 
Acciones 
correctivas, 
Preventivas y 
de Mejora 
 

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