Procedimiento de gestión del cambio - UIS

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PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL CAMBIO


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PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL CAMBIO
TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Código : PTH.68
Versión : 01
Fecha de aprobación: Septiembre 14 de 2016
                 Resolución No. 1752
Revisó: Jefe División Recursos Humanos 
            Profesional Seguridad y Salud en el Trabajo
       
OBJETIVO
 
  
NORMATIVIDAD
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
Aprobó: 
Rector
ALCANCE
Establecer la metodología apropiada para evaluar y controlar el impacto 
que los cambios internos o externos puedan generar sobre la seguridad y 
salud en el trabajo en la Universidad Industrial de Santander.
Aplica a todas Unidades Académico Administrativas que requieran alguna 
transformación y/o cambios que sobrevengan con ocasión de sus 
actividades propias y que puedan afectar  la Seguridad y la Salud en el 
Trabajo del personal de planta, docentes cátedra, tutores, contratistas, 
estudiantes y visitantes de la Universidad Industrial de Santander en su 
Campus Central, Facultad de salud UIS, Sede UIS Guatiguará, Sede UIS 
Bucarica, Sedes Regionales UIS y demás sitios de trabajo donde la 
Universidad preste sus servicios.
Ver matriz de Requisitos Legales - FTH.108 
 Cambio: Modificación significativa de un proceso, instalación o equipo ya existente.
 Cambio Interno: Introducción de nuevos procesos, cambios de métodos de trabajo, cambio en instalaciones, cambio de maquinaria, equipos o 
herramientas y cambio de mobiliario.
 Cambio Externo: Cambio en la Legislación y evolución del conocimiento en seguridad y salud en el trabajo
 Gestión del Cambio: Aplicación sistemática de procesos y procedimientos para identificar peligros, evaluar, controlar y monitorear el impacto en la 
seguridad y la salud en el trabajo de los cambios y nuevos proyectos.
 Identificación del peligro: Proceso para establecer si existe un peligro y definir las características de éste. 
 IPVR: Identificación de Peligros, Evaluación y Valoración de Los Riesgos y Determinación  de Controles. 
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PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL CAMBIO
TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Código : PTH.68
Versión : 01
CONSIDERACIONES  
 La UAA Usuaria del cambio, será la responsable de identificar el cambio y antes de recibir, implementar o utilizar el cambio, reportarlo en el formato 
FTH.156 Registro de solicitud y autorización del cambio al subproceso de SST para su respectiva gestión coordinada. 
 Los encargados de controlar el cumplimiento del presente procedimiento y los compromisos adquiridos como producto de la gestión del cambio, 
serán el Coordinador SST, su equipo de trabajo, los directores de cada UAA, el facilitador o encargado HSEQ y el COPASST.
 Los contratistas o subcontratistas, podrán, cumpliendo con la legislación en SST que les aplique, manejar su propia metodología de gestión del cambio.
 Los funcionarios de las UAA y/o el COPASST, podrán informar en el formato FTH.156 Registro de solicitud y autorización de cambio, al Subproceso 
de SST cualquier cambio que consideren pueda comprometer la Seguridad y la Salud de los trabajadores, junto con las respectivas recomendaciones 
para su posible eliminación o control, con el fin de que se estudien e implementen según sea el caso. 
 UAA: Unidades Académico Administrativa
 UAA ejecutora del cambio: Unidad académico-administrativa responsable de la implementación, desarrollo y entrega del cambio o nuevo proyecto.
 UAA usuaria del cambio: Unidad académico-administrativa que recibirá el cambio o nuevo proyecto para su uso final.
 COPASST: Comité paritario de la Seguridad y Salud en el Trabajo
 SG-SST: Sistema de Gestión de la  Seguridad y Salud el Trabajo
 SST: Seguridad y Salud en el Trabajo
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PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL CAMBIO
TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Código : PTH.68
Versión : 01
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE 
REFERENCIA
Actividad Dec isión Procesamiento en S.I. o 
intranet
Procedimiento predefinido Conector Conector de páginaInicio/Fin Documento
1. Identifica y registra el  tipo de cambio en el formato 
FTH.156  y lo comunica al subproceso SST.
FTH.156 Registro de 
solicitud y 
autorización del 
cambio.
UAA Usuaria del 
cambio
2. Identifica los peligros, valora y evalúa los riesgos que se 
puedan generar por el cambio. Establece los respectivos 
controles para su eliminación o mitigación y socializa a la UAA 
usuaria del cambio.
Facilitador HSEQ de 
la UAA Usuaria del 
cambio - Equipo SST  
y COPASST
FTH.156 Registro de 
solicitud y autorización 
del cambio.
PTH.21 Procedimiento 
de IPVR
INICIO
2. Identificar los peligros y 
establecer controles  
1. Identifica y registra el tipo 
de cambio 
FTH.156 Registro de solicitud 
y autorización del cambio
1
¿El cambio presenta 
recomendaciones 
adicionales?
SI
NO
3. Autoriza el cambio y 
controles 
3. Autoriza el cambio y los controles establecidos para la 
gestión de los riesgos. 
Página  3  de  5
Líder /Ordenador del 
Gasto UAA/ Usuaria 
del cambio
FTH.156 Registro de 
solicitud y 
autorización del 
cambio.
A
 
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL CAMBIO
TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Código : PTH.68
Versión : 01
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE 
REFERENCIA
Actividad Dec isión Procesamiento en S.I. o 
intranet
Procedimiento predefinido Conector Conector de páginaInicio/Fin Documento
4. Actualiza el Plan de 
Capacitación Anual y el Plan de 
Trabajo Anual en SST
5. Implementa y realiza 
seguimiento a los controles.
¿Los Controles fueron 
eficaces?
6. Actualiza la Matriz de 
IPVR.
FIN
1
4. Actualiza el Plan de Capacitación Anual en SST y el  Plan de 
Trabajo Anual en SST, con los controles de gestión del cambio 
según el caso.
FTH.156 Registro de 
solicitud y autorización 
Del cambio.
Plan de Capacitación 
Anual en SST                                     
Plan de Trabajo Anual 
en SST
Equipo SST
5. Implementa y realiza seguimiento a los controles 
establecidos para la gestión del cambio, y comunicar resultados 
al subproceso SST. 
Facilitador HSEQ de la 
UAA Usuaria del 
cambio o su delegado.
FTH.156 Registro de 
solicitud y 
autorización Del 
cambio.
6. Valida la información, si los controles fueron eficaces, 
actualiza la Matriz de IPVR y realiza seguimiento según 
Procedimiento IPVR PTH.21.
Equipo SST
FTH.156 Registro de 
solicitud y autorización 
del cambio
SI
NO
Página  4  de  5
A  
 Pág. 3
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL CAMBIO
TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Código : PTH.68
Versión : 01
CONTROL DE CAMBIOS
01 Creación del Documento
VERSIÓN
FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
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Septiembre 14 de 2016

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