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1 
 
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 7: 
DISEÑO DE UN PLAN DE ACCIÓN 
 
 
Introducción 
 
Las organizaciones actuales se enfrentan a un mercado cada vez más exigente, por  
lo que deben estar preparadas para cumplir con sus expectativas, por ello se 
preparan cada vez con mayor rigurosidad. La competencia conlleva a tomar medidas 
internas que se apoyan en herramientas como la planeación, la cual le permita tener 
un alto grado de asertividad en los procesos a desarrollar. Una buena planeación 
posibilita la toma oportuna de decisiones.  
 
La planeación estratégica requiere del apoyo de un plan de acción que oriente los 
procesos y las personas que los desarrollan. Cuando existe una clara ruta de cómo 
se deben encaminar las funciones, es mucho más posible que los objetivos de la 
organización se cumplan de la forma planteada. 
 
En este documento se pretende dar una orientación acerca de la importancia que 
una organización tenga un plan a desarrollar, que le permita a todos los involucrados 
tener una clara idea de cómo contribuirá al logro de los objetivos de la empresa. 
CONTENIDO 
1. PORTAFOLIO DE PRODUCTOS O SERVICIOS ...................... 2 
1.1 Portafolio de servicios ................................................................................ 2 
1.2 Portafolio de productos ................................................................................. 2 
1.3 Componentes de un portafolio de productos o servicios ........................... 2 
1.4 Características de un portafolio impreso y digital ....................................... 2 
2. MÉTODOS PARA EL CÁLCULO DE LA CANTIDAD DE 
VENDEDORES EN UN TERRITORIO DE VENTAS ..................................... 3 
2.1 Territorios de ventas ...................................................................................... 4 
2.2 Naturaleza y beneficios de los territorios de ventas .................................... 4 
2.3 Diseño del territorio de ventas ...................................................................... 7 
2.4 Geomarketing.................................................................................................. 9 
2.5 Elementos del GIS (sistemas de información geográfica) ......................... 10 
3. POLÍTICAS COMERCIALES .................................................................... 11 
3.1 Principales conceptos y tipos de políticas comerciales ............................ 11 
3.2 Políticas comerciales internacionales......................................................... 12 
4. PLAN DE ACCIÓN ...................................................................................... 13 
4.1 Diseños de formatos del plan de acción de productos o servicios .......... 13 
 
 
2 
5. PRESENTACIÓN DE INFORMES DE LOS PLANES DE ACCIÓN 
DE PRODUCTOS O SERVICIOS. ................................................................... 14 
5.1 Guía para elaborar informes escritos .......................................................... 14 
CONCLUSIONES................................................................................................ 14 
Referencias ............................................................................................................. 15 
6. CONTROL DE DOCUMENTO .......................................................................... 16 
7. Créditos ........................................................................................................... 17 
 
1. PORTAFOLIO DE PRODUCTOS O SERVICIOS 
 
Los portafolios son herramientas que las empresas pueden contemplar ya que les 
permite presentar a sus compradores la mayor información de su negocio de manera 
visual, lo que genera una prospectiva para lograr acaparar nuevos clientes y 
mercados, por medio de promociones y comunicaciones de interés.  
 
1.1 Portafolio de servicios 
Es el documento que contiene la carta de presentación de la empresa. En este se 
determina la oferta de servicios que posee la empresa y sus principales 
características, con el fin de brindar a sus clientes claridad acerca de la información 
de mayor interés de la compañía, todo ello busca generar confianza y un vínculo 
amigable con sus clientes y las personas que lo manipulan. 
 
1.2 Portafolio de productos 
Por su parte, este tipo de portafolio es un documento que contiene la carta de 
presentación de la empresa y la descripción de cada uno de los productos por ella 
ofertados, con lo que se busca brindar una muestra bien definida para las personas 
que deseen adquirirlos. Este documento se convierte en una ayuda para los 
vendedores de la empresa y sus clientes. 
 
1.3 Componentes de un portafolio de productos o servicios 
Para que un portafolio cumpla con su objetivo, debe contener como mínimo lo 
siguiente: 
 
 Información detallada de la empresa. 
 Información del producto. 
 Información de la negociación.  
 Información de contacto. 
 
Este puede realizarse de dos maneras: impreso o digital, ambas son válidas y todo 
depende de las necesidades de la empresa y sus clientes. 
 
Video: 
https://www.youtube.com/watch?v=8HZ5SyHJEYE 
 
1.4 Características de un portafolio impreso y digital  
El mundo empresarial se mueve cada vez más desde lo digital, es por ello que se 
recomienda que las organizaciones manejen los dos tipos de portafolios con el fin de 
 
 
3 
ampliar su cobertura y llegar a instancias amplias. Las características de estos dos 
portafolios varían partiendo del tipo de la necesidad del negocio; por ejemplo un 
restaurante establece una carta impresa con el fin de brindar claridad a sus clientes 
de los productos que ofrecen. De igual manera, este restaurante puede manejar un 
portafolio digital en una página web, en donde no existen límites espaciales. 
 
Imagen 1. 
 
Fuente: (Gestionone. 2013). 
 
 
2. MÉTODOS PARA EL CÁLCULO DE LA CANTIDAD DE 
VENDEDORES EN UN TERRITORIO DE VENTAS 
 
Existen varios métodos empleados para realizar el  cálculo de la cantidad de 
vendedores en un territorio de ventas. Entre ellos se encuentran: 
 
 Método de desglose: 
 
 
 
 
 
 
 
N: cantidad de personal de ventas que se necesita.  
S: volumen pronosticado de ventas. 
P: productividad estimada para la unidad vendedora. 
 
 Método de la carga de trabajo: 
Este método indica que todo el personal de ventas debe tener una carga de ventas 
N: S/P 
 
 
 
4 
igual. Para este método se debe: 
 
 Clasificar a los clientes por categorías.  
 Determinar la frecuencia y duración de las visitas a las cuentas dentro de 
cada categoría. 
 Calcular carga de trabajo para cubrir todo el mercado. 
 Determinar el tiempo disponible de cada vendedor. 
 Dividir el tiempo del vendedor por tarea realizada. 
 Calcular la cantidad de vendedores que se necesitan 
  
La categorización de clasificar a los clientes por categorías, e da dependiendo de la 
cantidad de ventas por cliente. 
 
La frecuencia y duración de visitas es determinada por la administración y bases 
históricas  
 
 Método incremental:  
Hace referencia a ir sumando representantes de ventas en la medida que el 
incremento de las utilidades que produce su suma supere el incremento de los 
costos. Es tener en cuenta el costo-beneficio que podría tener para la organización 
contar con más personas que realicen la actividad de las ventas. 
 
2.1 Territorios de ventas 
La administración adecuada de las personas que se encargarán de realizar las 
ventas de la empresa genera diferencias significativas en los costos que se deben 
asumir por esta labor. Por ello es importante organizar los tiempos utilizados por los 
vendedores y de este modo no generar sobrecostos innecesarios. Además, la causa 
principal del fracaso de los vendedores es la falta de habilidad para emplear su 
tiempo de manera efectiva.  
 
Administrar un territorio sugiere que se preste atención al área geográfica. Esto 
quiere decir que el vendedor se traza una ruta que cubra todas las poblaciones a lo 
largo de la carretera o zona geográfica, cada vez que recorre esa región donde visita 
a todos los posibles clientes. 
 
Una vez que el gerente de ventas ha determinado con su personal las secciones de 
planeación, puede hacer una estimación razonablemente exacta en relación con:  
 
 Necesidades de personal. 
 Potencial de todo su distrito o región en términos de volumen de ventas. 
 
Video 
https://www.youtube.com/watch?v=f3GCiNpOWTQ 
 
2.2 Naturaleza y beneficios de los territorios de ventas 
Un territorio de ventas comprende un cierto número de clientes actuales y 
potenciales localizados dentro de un área geográfica determinada y asignado por la 
empresa a una persona, sucursal o intermediario, para que realice su 
comercialización. 
 
 
5 
 
Un mercado se mide por el número de personas multiplicado por su poder de 
compra, y no por kilómetros cuadrados de espacios geográfico. 
 
Las compañías, especialmente las pequeñas y medianas, pueden obtener diverso 
beneficios de una estructura territorial diseñada con sumo cuidado. Por otra parte, es 
posible que una compañía pequeña, con pocas personas que venden 
exclusivamente en un mercado local, no tenga necesidad de formar territorios 
formales. En este caso, la dirección puede aprovecharse todavía de muchos de los 
beneficios que conlleva una estructura formal. 
 
Pronósticos de ventas: son las proyecciones o estimaciones de lo que se espera 
vender en un tiempo determinado, de un producto o marca que la empresa maneje, 
esta información está orientada por análisis de la economía mundial, territorial y el 
comportamiento del mercado.  
 
Según Stanton, Etzel y Walker, cuando se ha preparado el pronóstico de 
ventas, atañe a todos los departamentos de la compañía. El pronóstico 
de ventas es la base para decidir cuánto gastar en diversas actividades 
como publicidad y ventas personales. Con la base de las ventas 
anticipadas se planea la cantidad necesaria de capital de trabajo, la 
utilización de la planta y las instalaciones de almacenaje. También 
dependen de estos pronósticos el calendario de producción, la 
contratación de operarios fabriles y la compra de materias primas” 
(Stanton, W., Etzel, M. y Walker, B. 2004). 
 
 
Imagen 2. 
 
Fuente: (Living la vida. Pymes. 2009). 
 
 
6 
 
Este tipo de pronósticos son importante para la empresa, porque le permite crear 
decisiones relevantes para una adecuada planeación, es por ello que este análisis 
debe hacerse con sumo cuidado y con la mayor conciencia posible, de ello depende 
el éxito de la empresa en los próximos meses. 
 
Los pronósticos de ventas son elaborados por productos e incluso partiendo de las 
particularidades de los mismos. Por lo general, los pronósticos de ventas son 
elaborados anualmente y revisados mensualmente con el fin de definir el 
comportamiento que ha tenido el mercado durante ese periodo y tomar medidas 
pertinentes si son necesarias; aunque cada empresa maneja los pronósticos 
partiendo de sus necesidades. 
 
Dentro de los pronósticos de ventas encontramos algunos niveles de identificación 
como lo son: potencial del mercado, potencial de ventas, pronósticos de venta y 
cuotas de ventas. 
 
 
Gráfica 1. Técnicas de pronóstico de mercados no cuantitativas.  
 
Fuente: (SENA. 2014). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Métodos de juicio 
Juicio de la opinion ejecutiva  
Compuesto 
de la fuerza 
de ventas 
Encuesta de las 
intenciones de compra 
de los clientes. 
Método 
Delphi  
Mercado de 
prueba  
 
 
7 
 
Gráfica 2. Técnicas de pronóstico de mercado cuantitativas.
 
Fuente: (SENA. 2014). 
2.3 Diseño del territorio de ventas 
Este tipo de diseño busca cubrir el territorio con las ventas proyectadas y con el 
tiempo requerido por el vendedor, con el fin de equilibrar el costo de forma 
efectiva y beneficiosa para las partes.  
 
Estos son los pasos a seguir para desarrollar este diseño. 
 
 Elegir una unidad básica de control: hace referencia a una zona 
geográfica elemental que permita configurar los territorios, entre ellas 
están: municipios, ciudades, zonas comerciales, códigos postales, colonias, 
área geoestadística básica, estados, entre otros. 
 
 Calcular el potencial del mercado: es indispensable calcular el mercado 
para cada unidad básica de control, donde se considere la demanda para 
cada cliente y la cantidad de probables clientes de la unidad de control. 
 
 Configurar territorios tentativos: se requiere la combinación de la unidad 
básica contigua para generar agregados geográficos más grandes, Se 
mezclan las unidades adjuntas para evitar que los vendedores trabajen en 
una red de rutas entrecruzadas y tengan que saltarse zonas geográficas 
cubiertas por otro representante. Es importante lograr que los territorios 
tentativos tengan un potencial de mercado tan parecido como sea posible. 
 
 Realizar análisis de carga de trabajo: una vez fijados los territorios de 
ventas y sus fronteras tentativas, se define cuánto trabajo se requiere para 
cubrir cada vendedor, se equilibra potencial, esfuerzos y cargas de trabajo. 
Para esto se debe considerar: análisis de cuentas, criterios para clasificar 
Análisis de la serie 
de tiempos 
Tendencias  
Periodicidad Ciclicidad 
Aleotoriedad 
A
n
ál
is
is
 d
e 
co
rr
el
ac
ió
n
 -
 r
eg
re
si
ó
n
 
Correlación directa  
Correlación Inversa 
Dispersión  
 
 
8 
cuentas, porcentaje de visitas a las cuentas, determinar la frecuencia de 
visitas por cuenta, determinar el total de carga de trabajo. 
 
 Ajustar territorios tentativos: se debe tener en cuenta que el potencial de 
volumen de ventas no es fijo, este varía partiendo de la cantidad de visitas 
que realice la fuerza de ventas.  Está muy claro que existe una causalidad 
recíproca entre el atractivo de las cuentas y el esfuerzo invertido en ellas. 
El atractivo afecta lo arduo que se debe trabajar en la cuenta. 
Adicionalmente, la cantidad de visitas y su duración influye en las ventas 
que se realicen en esa cuenta. 
 
 Asignar los territorios a los vendedores: es en esta etapa donde el 
administrador designará a los vendedores las zonas. Hasta ahora se ha 
considerado el supuesto de que no existe diferencia en las capacidades de 
cada uno de los vendedores. Entonces, el administrador debe tomar en 
cuenta que no todos los vendedores tienen las mismas capacidades ni son 
igualmente efectivos con los mismos clientes o productos. Con esto se 
procura asignar territorios donde pueda ser mayor su aportación relativa al 
éxito de la empresa. 
 
Gráfico 3. Etapas del diseño del territorio de ventas 
 
Fuente: (SENA. 2014). 
2. Calcular 
el potencial 
del 
mercado. 
1. Elegir 
una unidad 
basica de 
control. 
3. 
Configurar 
territorios 
tentativos. 
4. Realizar 
analisis de 
carga de 
trabajo. 
6. Asignar 
los 
territorios a 
los 
vendedores. 
5. Ajustar 
territorios 
tentativos. 
 
 
 
9 
 
2.4 Geomarketing 
Referencia el uso del territorio en datos que contribuyen a las empresas a 
identificar, por medio de mapas digitales, nuevos mercados que generan una 
visión clara y segura para el departamento de ventas, lo cual convierte la toma 
de decisiones en un proceso más eficaz. 
 
El geomarketing le da la posibilidad a la organización de revisar la situación de 
una oportunidad comercial al ofrecer una localización espacial de los posibles 
clientes: sucursales, puntos de venta e, incluso, la competencia desde un mapa 
impreso o digital, ya que la tecnología actual que brinda datos de localización 
que se pueden encontrar en los dispositivos móviles ayudan a que esta 
herramienta aumente en capacidad y potencia. 
 
 
Imagen 3.  
 
Fuente: (Marketingdigital.com. 2014) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
10 
 
Gráfico 4.Clientes a los que se llegan con el marketing. 
 
Fuente: (SENA. 2014). 
 
 
2.5 Elementos del GIS (sistemas de información geográfica)  
Este sistema que por sus siglas en inglés también se conoce como GIS 
(Geographic Information System), es un sistema de información geográficaque 
se utiliza como herramienta de análisis y procesamiento de datos, enfocando la 
planificación empresarial, por medio de información geoespacial que permite 
brindar información importante de las empresas. 
 
                   Gráfico 4. Elementos del GIS 
 
 
Fuente: (SENA. 2014). 
 
Cliente
s 
locales 
Cliente
s de 
internet 
Los 
usuarios 
de 
dispositivo
s móviles 
Usuarios 
de los 
medios 
sociales 
Elementos 
del GIS 
Usuari
os 
Sofwa
re 
Dat
os 
Hardwa
re 
 
 
11 
 
3. POLÍTICAS COMERCIALES 
 
Son establecidas por los países para desarrollar la actividad comercial con 
garantías, generando políticas que posibiliten su desarrollo con el respecto y la 
regulación efectiva para una competencia sana.  
 
El Consejo Superior de Comercio Exterior es el organismo 
gubernamental que, siguiendo los lineamientos del Conpes, traza la 
política comercial a seguir. Este Consejo está presidido por el 
Presidente de la República o por el Ministro de Comercio Exterior, y 
entró a reemplazar en sus funciones al Consejo Directivo de 
Comercio Exterior y al Consejo Nacional de Política Aduanera. El 
Consejo dicta la política comercial en cuanto a aranceles, Cert, 
control de las prácticas desleales de comercio, convenios 
comerciales y estrategias para las negociaciones internacionales y 
frente a los organismos internacionales. Por su parte, la política de 
tasa de cambio es formulada por el Banco de la República. (Saray, 
L. Sin fecha.) 
 
Las empresas de cualquier territorio deben tener presentes las regulaciones 
establecidas, porque el incumplimiento de leyes, decretos, entre otros, podrían 
generar sanciones que ocasionarían pérdidas significativas a las empresas, es 
por ello que los empresarios deben estar permanentemente actualizados con 
respecto a los cambios que se den en las normatividades del país. 
 
3.1 Principales conceptos y tipos de políticas comerciales 
Cuando se habla de comercio se hace una relación con la referencia que se 
lleva a cabo en los procesos de intercambio de bienes y servicios, pero es claro 
que este tipo de labor contiene unos principios y normas legales que deben ser 
respetadas por todos aquellos que las realicen.  
 
Algunas de las políticas comerciales existentes son: 
 
 Proteccionista: se dan cuando el gobierno estimula las exportaciones y 
restringe las importaciones; su principal función está encamina a 
impulsar los productos nacionales en el exterior, mejorando la 
producción nacional y protegiéndola de la competencia extranjera. 
 Aperturista: con este tipo de política comercial, el gobierno pretende 
estimular las importaciones y exportaciones, incrementando la demanda 
de los productos nacionales en el exterior y someter la industria nacional 
a la competencia extranjera. 
 
 
12 
 
Salvaguardias y derechos antidumping: son instrumentos inventados para 
corregir situaciones irregulares en el comercio internacional y se utilizan como 
medida de protección. Entre ellas se encuentran: 
 
 Salvaguardia: arancel o cuota aplicada a las importaciones de un sector 
económico o un país que atraviesa una difícil situación. Solo se puede 
aplicar si es demostrable que la crisis ocurre por causa de las 
importaciones. 
 
 Los derechos antidumping: costo adicional que el gobierno impone a 
los productos importados de un sector, cuando se demuestra que el país 
exportador está vendiendo a un precio menor de producción. 
 
3.2 Políticas comerciales internacionales 
Permiten el adecuado manejo de las relaciones comerciales de un país con el 
resto del mundo, entre estas se podrían mencionar en un primer lugar los 
aranceles y restricciones o costos requeridos para que un producto ingrese a 
un país que no es el de su origen, adicionalmente existen un sinnúmero de 
regulaciones de carácter normativo que protegen las economías locales y los 
cuales se deben tener presentes, puesto que su cumplimiento al ser obligatorio 
podría generar un desventaja competitiva. 
 
Es por ello que uno de los factores a analizar con mayor rigurosidad son las 
políticas de gobierno n el ámbito nacional e internacional, con el fin de evitar 
riesgos desconocidos que podrían ocasionar una mala decisión empresarial. 
 
La globalización ha permitido que el mundo esté constante intercambio, ahora 
el límite de la distancia ya no se considera una barrera, es por ello que las 
empresas deben estar preparadas y conocer las políticas comerciales 
existentes en el territorio nacional e internacional. 
 
Barreras arancelarias: 
 
 Aranceles específicos.  
 Aranceles ad valorem.  
 Aranceles compuestos. 
 Aranceles mixtos.  
 Aranceles técnico. 
 
Algunas de las barreras no arancelarias más frecuentes: 
 
 Medidas monetarias y financieras. 
 Medidas monopolísticas.  
 Barreras administrativas.  
 Requisitos de contenido nacional. 
 Concesión de licencias.  
 
 
13 
 Restricciones a la exportación.  
 
4. PLAN DE ACCIÓN 
 
Se utiliza para planear las actividades y tareas a ejecutar en el cumplimiento de 
los objetivos de la organización. Esta planeación permite tener organizada de 
forma clara y bien defina quién, cómo y dónde se ejecutarán las labores que se 
le asignan a determinadas personas. Esta labor se convierte en una labor 
grupal, en la cual cada integrante aporta desde su conocimiento. 
 
Los planes de acción contienen los siguientes puntos: 
 
 Objetivo o alcance del mismo. 
 Cantidad y calidad de lo que se pretende lograr. 
 Cantidad de tiempo que se destinará. 
 Lugar en el que se pretende lograr lo programado. 
 Personas y recursos que se van a utilizar. 
 Evaluar los procesos para determinar que tanto se está logrando. 
 Evaluar los resultados para determinar el porcentaje de logro de los 
objetivos. 
 
Los planes de acción parten de la definición de las estrategias ellas delimitarán 
la planeación de lo que se pretende lograr en el plan de acción.  
 
 
4.1 Diseños de formatos del plan de acción de productos o servicios 
Cuando la organización ha establecido sus estrategias y desarrolla un plan 
operativo, el plan de acción genera los lineamientos que se deben tener en 
cuenta en el momento de la ejecución de la estrategia, esto incluye la 
motivación, compensación, revisión, seguimientos y evaluación del mismo. 
Además de una matriz para la elaboración o formulación de tácticas (planes de 
acción). 
 
Tabla 1. Modelo de formato para realizar plan de acción 
 
Estrategias 
a plantear  
 
¿Qué 
hacer? 
¿Cómo 
hacerlo? 
¿Con qué 
recursos? 
¿Cuándo 
se 
realizará? 
¿Quiénes lo 
llevarán a 
cabo? 
Programas 
a 
desarrollar 
Acciones 
inmediatas 
Recursos 
necesarios 
Fechas Responsables 
 
 
     
 
 
     
  
 
    
Fuente: (SENA. 2014). 
 
 
14 
5. PRESENTACIÓN DE INFORMES DE LOS PLANES DE 
ACCIÓN DE PRODUCTOS O SERVICIOS 
Un informe no es más que un documento escrito que contiene la información 
clara y precisa requerida para la comprensión de un tema, en este caso, los 
planes de acción ya sean de un producto o de un servicio.  
 
5.1 Guía para elaborar informes escritos 
Las siguientes son recomendaciones que se pueden tener en cuenta para 
realizar un informe escrito. 
 
 Pensar en la audiencia: realice un informe claro; use palabras clara 
para los lectores y defina términos técnicos. Ponga datos exactos y 
utilice ayudas visuales con el fin de clarificar la información. 
 Refiérase a las necesidades de información: recuerde que el informe 
tiene como fin comunicar a quienes toman decisiones. 
 Sea conciso pero completo: tenga en cuenta las necesidades de la 
información. 
 Sea objetivo: presente la información  de manera objetiva es decir sin 
sesgo. 
 Estilo: tenga en cuenta escribir con un lenguaje de negocio breve, utilice 
palabras y frases cortas, sea conciso, tenga en cuenta la apariencia, 
evite los chicles, escriba en tiempo presente y utilice la voz activa. 
 
Además de las recomendaciones anteriores, es importante tener en cuenta que 
la presentación del informe requiere de un documento, el cual debe contener el 
siguiente formato: 
 
 Portada. 
 Tabla de contenido. 
 Índice de las tablas (o figuras, graficas entre otras). 
 Resumen gerencial (objetivos, resultados, conclusiones y 
recomendaciones). 
 Cuerpo (introducción, metodología, resultados, limitaciones). 
 Conclusiones y recomendaciones. 
 Apéndice (anexos).  
 
CONCLUSIONES  
 Los planes de acción se convierten para las empresas en una de las 
principales guías para orientar los procesos encauzados al cumplimiento de 
los objetivos de la empresa. 
 El plan de acción orienta la ejecución de las estrategias establecidas, 
asignando las tareas y actividades correspondientes a cada miembro del 
equipo con el fin de garantizar su cumplimiento. 
 La planeación estratégica de mercados de una empresa no puede quedarse 
en el papel, debe estar ligada a la acción y generar resultados, si no se 
ejecuta ni controla se convierte en un documento más que no es relevante. 
 Un plan escrito es un paso clave para asegurar la ejecución efectiva de un 

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